Nuevos retos de seguridad en impresión del sector financiero

 

La pandemia de Covid-19 ha acelerado la transformación digital de las empresas en todos los sectores. A medida que avanzamos hacia una nueva normalidad, el reto al que nos enfrentamos ahora consiste en atravesar por la segunda ola de transformación: a medida que cambian los comportamientos, veremos cómo se actualizan las oficinas y se adapta el hardware, para ayudar a los empleados a trabajar en esquemas híbridos.

 

Aunque este cambio traerá consigo oportunidades, el sector financiero ha sido el que más retos ha sufrido a la hora de adoptar las nuevas tecnologías debido a la complejidad única del negocio. La firma de investigación Forrester describe al sector financiero como “rezagado”, citando ejemplos de bancos que, en el último año, en su proceso de transformación sólo han digitalizado la incorporación de clientes o les han proporcionado acceso a servicios móviles, simplemente porque no tenían otra opción.

 

¿Qué le hace falta al sector financiero para que viva una transformación digital real y, sobre todo, para garantizar la seguridad de información de sus clientes? Lo primero es asumir que la era digital ya es una realidad y que en ella se pueden obtener ventajas competitivas para la industria y sus cuentahabientes. El segundo paso sería tomar en cuenta la seguridad de la información como un punto prioritario a fin de desarrollar sus procesos de negocio sin importar si son in house o de manera remota, garantizando así la confiabilidad de que toda la data está a salvo.

 

La seguridad es lo primero

 

El reto de crear un entorno tecnológico seguro que proteja tanto a los clientes como a los datos sensibles que poseen las organizaciones financieras, es la incertidumbre de cómo se presenta el futuro.  Muchos hablan del trabajo híbrido, pero la realidad puede variar mucho de una empresa a otra.

 

El director general de Goldman Sachs, por ejemplo, se ha manifestado abiertamente en contra del trabajo en casa, mientras que el director general de JP Morgan ha expresado su preocupación por el impacto de esta tendencia en la productividad en el último año. Estas opiniones no son universales, pero independientemente de si se permite el trabajo en casa dentro de una empresa, la pandemia ha demostrado que debemos tener la resistencia tecnológica necesaria para garantizar la continuidad del negocio, sobre todo si nos enfrentamos a una interrupción como la de Covid-19.

 

Para los proveedores de impresión como Lexmark, esto significa planificar cómo las empresas pueden mantener la seguridad del hardware en casa y en la oficina. En el último año se han subutilizado muchos dispositivos de impresión y, en consecuencia, se ha retrasado o no se ha realizado el mantenimiento programado, lo que podría dejar los equipos en red expuestos a ataques.

 

De hecho, en  una investigación realizada en conjunto con IDC se encontró que la seguridad es la preocupación número uno para las organizaciones que buscan modernizar su infraestructura de impresión. Sin embargo, la mayoría “no reconocen las vulnerabilidades de seguridad asociadas a su actual entorno de impresión y documentos”, informa la consultora.

 

Además, la información impresa sigue siendo fundamental en el sector financiero, tanto desde el punto de vista del flujo de trabajo como de la normativa. El estudio de IDC establece que el 53% de los procesos del flujo de trabajo financiero implican la impresión.

 

Ante este panorama es primordial destacar el papel que juegan en los negocios los dispositivos de impresión, lo cuales se han vuelto más inteligentes y almacenan cada vez más información. En los equipos más antiguos los datos se almacenan en el dispositivo, y en los más recientes en la red. Sin embargo, si estos equipos no están debidamente protegidos con actualizaciones de sistema periódicas y ajustes de control de acceso que eviten que los documentos caigan en manos equivocadas, las organizaciones que los utilizan se exponen a un riesgo considerable.

 

Reto que también afecta a las organizaciones financieras (y de cualquier sector) que proporcionan dispositivos a los empleados para trabajar de manera remota. Auditar la infraestructura que no está en el lugar es difícil y requiere un enfoque inteligente. Y, lo que es más importante, si éstos no se protegen y controlan eficazmente, pueden convertirse en una amenaza para la seguridad de los datos de una compañía.

 

Nube

 

¿Es realmente la solución? La nube puede resolver muchos de estos problemas al gestionar de forma centralizada una red de dispositivos desde un solo lugar. Las actualizaciones de sistema pueden automatizarse para mantener los equipos en cualquier lugar de forma segura. El acceso a las impresoras puede controlarse a través de un sistema de liberación de impresión en el que los usuarios deben escanear una tarjeta o iniciar sesión en un dispositivo para liberar e imprimir sus documentos, lo que garantiza que nada ningún documento quede expuesto y acabar en manos equivocadas.

 

Las herramientas de liberación de impresión son especialmente valiosas en el sector financiero, sobre todo teniendo en cuenta que algunas de las mayores amenazas provienen de personas internas, ya sea por error o por malas prácticas. En un estudio reciente sobre el impacto de Covid-19 en la seguridad de las organizaciones de servicios financieros, el proveedor de seguridad Varonis estimó que el empleado medio de una empresa de servicios financieros tiene libertad ilimitada para ver, copiar, mover y cambiar casi 11 millones de archivos, y dos de cada tres organizaciones tienen más de 1,000 archivos sensibles abiertos a todos los colaboradores.

 

Cuando los documentos pasan de ser virtuales a físicos, es comprensible que su protección sea más difícil, sobre todo si el personal trabaja desde casa. El uso de una solución de gestión de la impresión en la nube también puede añadir una capa más de supervisión a los documentos, asegurando que todo lo que se imprime sea escaneado de manera paralela. Esto con el objetivo de identificar información sensible (como palabras clave o patrones) para entender si un miembro del personal está imprimiendo algo de interés irrelevante para su función de trabajo.

 

Soluciones como InnerActiv, potenciadas por la nube, pueden resultar cruciales para permitir la supervisión segura de los documentos que entran y salen de un dispositivo de impresión, utilizando el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para señalar cualquier término clave preocupante en los elementos impresos. En un banco, por ejemplo, esto podría significar la activación de una alarma para evitar la filtración de información sensible si alguien intenta imprimir una página que contenga varios números de cuenta o datos de clientes desde un dispositivo de la red.

 

Del mismo modo, un enfoque conectado de la gestión de documentos también puede ayudar a evitar que los documentos sensibles caigan en manos equivocadas, obligando a los empleados a digitalizar la información y a destruir los documentos originales (cuando la normativa lo permita), garantizando que los datos estén protegidos y controlados por entornos en la nube altamente seguros en los que se pueda supervisar y controlar el acceso.

 

Ya sea con la incorporación de soluciones en la nube o el establecimiento de protocolos de seguridad empresariales ahora son una prioridad. La pandemia ha contribuido en gran medida a acelerar la transformación del sector financiero y, conforme se avanza hacia una nueva normalidad, se adoptan soluciones para garantizar la resiliencia y adoptar esquemas híbridos de trabajo. En este proceso, la seguridad de la impresión debe convertirse en una parte crucial de las estrategias de transformación digital.

 

Isaac Bessudo, director general de Lexmark en México.