La transformación digital y el uso de herramientas virtuales

Una de las ventajas de la nueva normalidad es que empujó la transformación digital en la educación, en servicios de gobierno y en las empresas en como entregan sus servicios, las cuáles se han tenido que reinventar, con todo lo que conlleva.

Durante los últimos meses hemos sido testigo de cómo empresas que se negaban a ofrecer servicios de trabajo remoto lo están haciendo, tal vez no de la mejor forma, ni ordenadamente, ni con los mejores recursos, pero está sucediendo…

Ha sido un péndulo de cambio que ha puesto los reflectores en las áreas ejecutivas para tomar las decisiones, en los responsables de implementar la tecnología, en las áreas operativas, comerciales, legales, entre otras para adoptarlas en tiempo record.

Esta situación sucede de forma paralela y simultánea en todo el país, por lo que hace que compitamos por los espacios de tiempo virtual con los que contamos, siendo obligado el tener preparados materiales con objetivos claros, mensajes centrales, conclusiones y con llamada a ejecutar los siguientes pasos.

Como reto de nuestra actualidad, debemos capturar la atención de una persona o de una audiencia, donde ahora es mucho más complejo que hace 10 años, ya que, al usar medios digitales, competimos con las múltiples tareas que tenemos que realizar.

Un ejemplo, donde vemos que si es posible capturar nuestra atención por más de una hora es el cine, que cuenta con una pantalla en alta definición, un sistema de audio especializado, una película que fue grabada con más de 40 cámaras a 60 cuadros por segundo para que no pierda uno solo detalle.

Ahora imagínese un escenario, en donde está usted como el actor principal, va a tener a su público atento por una hora para entregarles lo que les quiere decir, está en su casa, con algunos ruidos de la calle, poca luz, un audio que en momentos no se entiende lo que dice, tal vez, por la mala conexión a Internet, es probable, que por allí vayan las razones por las que no mantienen la atención o el interés sus interlocutores.

Estar en ambientes colaborativos, de forma remota y virtual, soportados desde casa no va a hacer su presentación perfecta, pero tenemos que encontrar a nuestros aliados para hackear la situación y que en cierta medida resulte irrelevante el entorno mencionado anteriormente.

Su primer aliado para ser realmente efectivo, es el escenario donde se va a presentar, que hoy en día es una plataforma digital, sino la conoce, está dejando su herramienta más poderosa a un lado y créame… no es darle presentar y listo, algunas cosas que se sugiere considerar son:

• Solicite registro de los participantes para saber quién esté interesado previamente en asistir y posteriormente para saber con quién puede dar seguimiento.
• Utilice siempre la opción de silencio para todas las personas que ingresen a la reunión.
• Aprenda a usar las encuestas para ir haciendo preguntas conforme avanza y recibe retroalimentación.
• Mida el nivel de atención de los participantes, si es abajo del 80% cambie el ritmo, interrumpa, haga preguntas.
• Intercale la presentación con alguna herramienta que permita hacer lluvia de ideas
• Incluya video.
• Recuerde utilizar el pizarrón dentro de la plataforma.
• Solicite ayuda a otra persona como soporte a contestar preguntas e incluso que interrumpa participando con alguna de ellas.

Finalmente, se puede decir que no hay tecnología que sustituya el contacto y la empatía del ser humano, pero si herramientas y plataformas que nos acercan y permiten la continuidad del negocio, usarlas de forma adecuada, con conciencia del poder que tienen lo acerca más al éxito que las empresas que hoy no encuentran la forma de regresar al pasado para mejorar la antigua normalidad.

Omar Pelaez, Arquitecto de soluciones de Colaboración Cisco México